It’s 3am, is your Data Security keeping you up?

Cách nào cho doanh nghiệp vừa và nhỏ triển khai quản lý tài liệu đúng tầm

Đại dịch COVID-19 đã gây ra gián đoạn và làm các công ty vừa và nhỏ gặp không ít khó khăn. Nhu cầu khách hàng sụt giảm kèm chuỗi cung ứng chậm trễ đã ảnh hưởng nặng nề đến các doanh nghiệp.

Các SMB (doanh nghiệp vừa và nhỏ) gặp cảnh thiếu hụt dòng tiền và phải vật lộn để duy trì các chi phí chung như trả tiền thuê nhà và nhân viên. Để vượt qua thời kỳ hỗn loạn này, nhiều SMB đang tìm kiếm công nghệ và quy trình mới giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên, chẳng hạn như hệ thống quản lý tài liệu và tự động hóa quy trình làm việc. 

.Hầu hết các doanh nghiệp đều hiểu những điều cơ bản về quản lý tài liệu đúng cách: giảm thiểu rác thải giấy có thể cắt giảm 3% doanh thu hàng năm mà doanh nghiệp tầm trung trả cho chi phí tài liệu, trong khi in 2 mặt có khả năng cắt giảm 50% chi phí giấy. 

1. Biết các ưu tiên của bạn

Để xác định tiết kiệm chi phí nằm ở khâu nào, bạn cần xác định khu vực nào trong doanh nghiệp bạn sử dụng nhiều nguồn lực nhất. Ví dụ bộ phận kinh doanh đang in ra hàng núi tài liệu trong khi họ có thể gửi cho khách hàng? Một công cụ theo dõi và báo cáo có thể giúp bạn nhìn rõ bức tranh toàn cảnh chi phí in không cần thiết nằm ở đâu.  

Trong tương lại, các báo cáo cũng cho bạn thấy bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện cũng ảnh hưởng đến số lượng in tổng, vì vậy bạn có thể biết rõ số tiền mình tiết kiệm được là bao nhiêu. 

Việc triển khai giải pháp quản lý thiết bị cho phép các SMB kiểm soát linh hoạt việc sử dụng máy in. Thông tin theo thời gian thực cung cấp bức tranh chính xác về in ấn trong doanh nghiệp bạn, vì vậy bạn có thể phân bổ tài nguyên theo cách hiệu quả hơn. 

2. Tạo quy luật mới

Một khi bạn biết in ấn đang bị lãng phí, bạn có thể ngăn chặn. Đặt các quy tắc cụ thể cho thiết bị của bạn dựa trên tổng sản lượng, số trang trên mỗi người dùng, các định dạng được phép in, khoảng thời gian, v.v. Điều này ngăn chặn người dùng tiêu tiền của bạn khi vi phạm các quy tắc in ấn và thực hành tốt. 

Giải pháp quản lý chi phí của FUJIFILM Business Innovation cho phép các SMB hạn chế lãng phí mà không cản trở khả năng thực hiện các công việc thông thường của người dùng. Điều này cuối cùng làm cho công việc kinh doanh của bạn nhanh nhẹn và có lợi nhuận hơn. 

Để đảm bảo các tài liệu nhạy cảm của bạn được bảo vệ, hãy xem xét triển khai phần mềm theo dõi thông tin đăng nhập của người dùng và việc sử dụng máy in. Với các biện pháp bảo mật bổ sung này, các chuyển động của dữ liệu bí mật có thể được theo dấu và giám sát. 

3. Tận dụng lợi thế của tự động hóa quy trình làm việc

Xác định lại quy trình làm việc và quy trình kinh doanh của bạn với các giải pháp tự động hóa tích hợp sẽ giúp doanh nghiệp của bạn hiệu quả hơn và ít phụ thuộc hơn vào chi phí in ấn. Thiết lập giải pháp đám mây tích hợp liền mạch với các hệ thống văn phòng liền mạch của bạn sẽ mở ra khả năng triển khai các phương pháp mới mà không làm gián đoạn các hoạt động hiện tại của bạn. Loại bỏ được lỗi của con người khỏi phương trình và đảm bảo tuân thủ

Bất kỳ giải pháp hoặc thay đổi quy trình nào mang lại khoản tiết kiệm thực sự đều là một người bạn của các SMB. Trong thời gian thử thách, nó có thể là sự khác biệt giữa tồn tại và phát triển

Liên hệ với chúng tôi để biết thêm cách FUJIFILM Business Innovation giúp bạn quản lý chi phí hiệu quả 

Liên hệ với chúng tôi

Các giải pháp liên quan